Sekretaris - Pekerjaan Multi Tasking

Sekretaris - Pekerjaan Multi Tasking

P

ada zaman era globalisasi, sekretaris harus mengembangkan diri mengikuti perkembangan Ilmu pengetahuan dan teknologi. Karena untuk menjadi sekretaris yang profesional harus dapat mengikuti perkembangan zaman sehingga mampu mengatasi perubahan dan dapat bekerja semaksimal mungkin untuk menghadapi dunia kerja dengan daya saing yang semakin maju. Tugas seorang administrasi perkantoran atau yang dikenal dengan sekretaris memang menjadi multi tasking, Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi ?

Para pengusaha pada saat ini harus  menghadapi berbagai tantangan dan persaingan yang ketat dalam dunia bisnis. Kondisi demikian membuat para pimpinan perusahaan membutuhkan jasa sekretaris yang lebih handal dan profesional. Era globalisasi informasi yang diwarnai dengan kemajuan teknologi informasi dimana hal ini berpengaruh terhadap orang - orang yang menggeluti profesi sebagai sekretaris, pengaruh dari era ini sangat besar terhadap peran dan fungsi sekretaris dimana mereka harus  menyesuaikan diri dan memperluas wawasan.

Sekretaris di Era Globalisasi

Fungsi dan peranan sekretaris sem-kin dibutuhkan oleh para manajer. Segala pekerjaan staf didelegasikan kepada sekretarisnya atau pada tenaga administrasi. Seorang sekretaris yang berorientasi global harus menampilkan citra perusahaan karena citra perusahaan adalah hal yang harus dijunjung tinggi. Dikarenakan sekretaris adalah tangan kanan atasannya, maka sekretaris harus menampilkan citra perusahaan yang baik. Selain itu seorang sekretaris  harus  ramah, baik dan bertanggung jawab pada semua tugasnya. Bukan hanya baik kepada atasannya saja tapi juga harus baik kepada relasi dan kawan sekantor. Seorang sekretaris juga harus up-date terhadap kemajuan teknologi misalnya teknologi informasi. Accounting dan pembukuan juga harus dikuasai oleh seorang sekretaris agar bisa melakukan pembukuan kantor. Menguasai bahasa asing adalah nilai tambah yang harus dimiliki oleh seorang sekretaris.

Tugas seorang sekretaris yaitu membantu pimpinan dalam melaksanakan pekerjaan - pekerjaan teknis. Seorang pimpinan akan sangat memerlukan bantuan sekretaris dalam melaksanakan pekerjaan -pekerjaan kantor, seperti: menangani telepon, menerima tamu, menangani kas kecil, mengambil dikte danmelatinkan, menyimpan surat, dsb. Dalam menghadapi atasannya seorang sekretaris yang profesional harus mempelajari karakter dari pimpinan-nya tidak salah dalam bertindak dan mengambil keputusan. Seorang sekretaris juga harus memiliki etika yang baik yaitu dalam hal berbicara, makan, duduk, dsb. Karena itu sangat berkaitan dengan citra perusahaan. Kadang sekretaris diminta untuk menemani atasan untuk melakukan presentasi menggantikan sang atasan. Karena itulah sekretaris harus bisa belajar berbicara di depan  publik atau pada saat meeting.

Sekretaris - Pekerjaan Multi Tasking

Tugas seorang ad-ministrasi perkantoran memang menjadi multi tasking, tugas dari pegawai adminstrasi perkantoran akan bervariasi antar perusahaan, tetapi terdapat beberapa kemampuan utama yang dibutuhkan untuk menempati posisi ini. Di antara tugas adalah komunikasi dan organisasi. Apa saja sebenarnya yang menjadi tugas dan tanggung jawab seorang pegawai administrasi ?

·         Orang yang mengawasi fungsi staf sehari-harinya dan memastikan produktivitas dengan pemeriksaan kualitas kerja.

·         Pegawai administrasi perkantoran harus mengelola dan mengatur penggajian dan kemudian akan memastikan keakuratan, waktu dan efisiensi distribusi penggajian karyawan.

·         Pegawai administrasi perkantoran harus melakukan penilaian dan evaluasi secara terus menerus mengenai kinerja kerja staf dan membantu dalam proses pekerjaanya.

·         Pegawai administrasi perkantoran akan menangani berbagai kegiatan dengan sangat cermat dan melalui pengamatannya bertanggung jawab untuk membuat rekomendasi-rekomendasi penting pada manajemen dan juga menangani kegiatan-kegiatan khusus dengan perusahaan.

·         Pegawai administrasi perkantoran harus mengeluarkan perkiraan pengeluaran tahunan dan menuliskan anggaran belanja perusahaan.

·         Tugas pegawai administrasi perkantoran adalah sebagai media antara karyawan dan perusahaan untuk membangun koordinasi dan komunikasi di antara keduanya.

Tantangan Tenaga Administrasi di Masa Depan

Sekretaris atau tenaga administrasi pun akan menghadapi tantangan yang berat. Peran - peran sekretaris atau  tenaga administrasi konvensional sebagian besar telah tergantikan oleh  perangkat teknologi informasi. Oleh karena itu tingkat kompetensi sekretaris menjadi mutlak untuk ditingkatkan sebagai pendukung kinerja para pimpinan perusahaan. Seorang sekretaris profesional harus memiliki karakteristik dimana ia harus menjadi orang metodis, dengan mata yang bagus untuk hal detail, pengorganisasian yang baik dengan pikiran yang tertib.

Adapun pengetahuan dan wawasan yang harus diketahui oleh seorang sekretaris adalah, pengetahuan akan bidang usaha tempat kita bekerja, pengetahuan akan produk dari perusahaan, pengetahuan akan rekanan bisnis pimpinan dan pengetahuan akan pesaing dari perusahaan. Ada banyak cara yang dapat dilakukan untuk menambah wawasan dan pengetahuan diantaranya adalah :

§  Banyak membaca dan mengikuti perkembangan dari berita-berita surat kabar dan media elektronik

§  Banyak mengikuti forum, workshop, seminar, pelatihan, kursus, diskusi,

§  Dan juga belajar menuangkan isi pemikiran kita dalam bentuk tulisan

Banyak perusahaan lebih menyukai untuk mempromosikan karyawan dari dalam, yang berarti apabila pada awalnya seseorang bekerja pada tingkat bawah, mereka akan mendapatkan pelatihan yang diperlukan untuk mengerjakan pekerjaan administrasi perkantoran. Ketika kasus ini terjadi, pemilik perusahaan biasanya membantu karyawan untuk memperoleh kesempatan melanjutkan pendidikannya melalui penyediaan bantuan pendidikan dalam memperoleh gelar dan dengan berbagai jenis mentoring dalam program pekerjaan.